Auftrags- & Angebotsverwaltung mit Lexware Office
Vom Angebot über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zur Rechnung – ein durchgängiger Belegfluss ohne doppelte Eingabe. Inklusive Mahnwesen und Kundenportal, ab Version M.
Wer Aufträge abwickelt, kennt das Hin und Her: Erst geht ein Angebot raus, dann die Auftragsbestätigung, später der Lieferschein und am Ende die Rechnung. Wer diese Dokumente einzeln in Word tippt, überträgt dieselben Kundendaten und Positionen immer wieder neu – und schleppt mit jedem Schritt das Risiko von Tippfehlern und Zahlendrehern mit.Mit Lexware Office (früher lexoffice) bildest du den kompletten Auftragsprozess in einem durchgängigen Belegfluss ab. Du erfasst die Daten genau einmal und wandelst jeden Beleg mit einem Klick in den nächsten um. Das Auftragswesen ist ab Version M (12,90 € netto/Monat) enthalten und umfasst Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnwesen, Serienrechnungen und ein Online-Kundenportal.
- Vollständiges Auftragswesen ab Version M (12,90 € netto/Monat): Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen.
- Durchgängiger Belegfluss – jeden Beleg mit einem Klick in den nächsten umwandeln, ohne Daten neu zu erfassen.
- Serienrechnungen für Abos und Wartungsverträge, automatisch im eingestellten Intervall.
- Mehrstufiges Mahnwesen mit automatischen Zahlungserinnerungen und rechtssicheren Mahnungen.
- Online-Kundenportal: Kunden rufen Angebote und Rechnungen sicher online ab.
- 30 Tage kostenlos im vollen Umfang testen – ohne Abo, ohne Kreditkarte.
Im Detail
Der durchgängige Belegfluss – einmal erfassen, viermal nutzen
Das Herzstück der Auftragsverwaltung in Lexware Office ist der Belegfluss: Jeder Geschäftsvorgang durchläuft typischerweise mehrere Stationen, und an jeder davon entsteht ein Dokument. Statt diese Dokumente getrennt zu erstellen, baut Lexware Office sie aufeinander auf.
Du schreibst zuerst ein Angebot. Sagt der Kunde zu, erzeugst du daraus mit einem Klick eine Auftragsbestätigung. Wird geliefert, machst du daraus einen Lieferschein. Ist alles erledigt, wird daraus die Rechnung. Bei jedem Schritt werden Kundendaten, Positionen, Mengen, Preise und Texte automatisch übernommen – du musst nichts doppelt eingeben und kannst nichts vergessen.
Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Konsistenz: Was im Angebot stand, taucht später unverändert in der Rechnung auf. Spätere Reklamationen wegen abweichender Positionen oder Preise gehören damit der Vergangenheit an.
- Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung mit je einem Klick
- Kundendaten, Positionen und Preise werden automatisch übernommen
- Keine doppelte Eingabe, keine Übertragungsfehler
- Konsistente Beträge vom Angebot bis zur Rechnung
Angebote, die überzeugen – und schneller zum Auftrag werden
Ein gutes Angebot ist die halbe Miete. In Lexware Office erstellst du es in wenigen Minuten im professionellen Layout mit deinem Logo, deinen Farben und deinen Standardtexten. Du musst dich nicht mit Formatierungen herumschlagen, sondern konzentrierst dich auf den Inhalt.
Damit Angebote nicht versanden, behältst du ihren Status im Blick: offen, angenommen oder abgelehnt. Du siehst auf einen Blick, welche Angebote noch eine Nachfrass wert sind und welche bereits zum Auftrag geworden sind. Nimmt der Kunde an, wird das Angebot mit einem Klick zur Auftragsbestätigung oder gleich zur Rechnung – ohne dass du irgendetwas neu schreibst.
Gerade für Selbstständige und kleine Betriebe, die viele kleine Aufträge abwickeln, bedeutet das einen spürbar professionelleren Auftritt bei gleichzeitig weniger Arbeit.
- Angebote im eigenen Design mit Logo, Farben und Standardtexten
- Status-Übersicht: offen, angenommen, abgelehnt
- Angenommenes Angebot mit einem Klick in Auftrag oder Rechnung wandeln
- Einleitungs- und Schlusstexte einmal anlegen und wiederverwenden
Serienrechnungen & Mahnwesen – wiederkehrendes automatisieren
Hast du Kunden mit regelmäßigen Leistungen – Wartungsverträge, Abos, monatliche Betreuungspauschalen –, dann ist die Serienrechnung dein bester Freund. Du legst die Rechnung einmal an und stellst das Intervall ein; Lexware Office erstellt und versendet sie danach vollautomatisch und pünktlich. Kein Termin im Kalender, kein vergessener Monat, keine verspätete Rechnung.
Genauso wichtig ist die Kehrseite: Was, wenn Kunden nicht zahlen? Lexware Office bietet ein mehrstufiges Mahnwesen. Aus überfälligen Rechnungen erstellst du mit einem Klick zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung und – falls nötig – eine rechtssichere Mahnung. In der Offene-Posten-Übersicht siehst du jederzeit, wer schon gezahlt hat und welche Rechnung überfällig ist. So bleibt deine Liquidität im Blick, ohne dass du jeder Zahlung hinterhertelefonierst.
- Serienrechnungen für Abos und Wartungsverträge, vollautomatisch
- Mehrstufiges Mahnwesen von der Erinnerung bis zur Mahnung
- Offene-Posten-Übersicht in Echtzeit
- Automatischer Zahlungsabgleich über das angebundene Bankkonto
Kundenportal & Kundenhistorie – alles an einem Ort
Lexware Office bündelt deine Kunden-Kommunikation an einer Stelle. Über das Online-Kundenportal stellst du Angebote und Rechnungen sicher online bereit; deine Kunden rufen ihre Belege dort ab, statt im E-Mail-Postfach danach suchen zu müssen. Das wirkt professionell und reduziert Rückfragen.
In der Kundenverwaltung läuft außerdem die komplette Historie jedes Kunden zusammen: alle Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen, dazu Adresse, Zahlungsziel und Ansprechpartner. Vor dem nächsten Gespräch siehst du in Sekunden, was du diesem Kunden zuletzt verkauft hast und ob noch etwas offen ist. Das ist kein vollwertiges CRM mit Vertriebspipeline, deckt aber die Kundenhistorie ab, die kleine Betriebe im Alltag wirklich brauchen.
- Online-Kundenportal für den sicheren Abruf von Angeboten und Rechnungen
- Vollständige Kundenhistorie: alle Belege je Kunde an einem Ort
- Adresse, Zahlungsziel und Ansprechpartner zentral hinterlegt
- Weniger Rückfragen, professionellerer Auftritt
Abgrenzung: Auftragsverwaltung ist keine Warenwirtschaft
Hier ist Ehrlichkeit wichtig, damit du nicht das Falsche erwartest. Lexware Office bildet den Belegfluss rund um Angebote, Aufträge und Rechnungen hervorragend ab – aber es ist keine vollwertige Warenwirtschaft. Eine echte Warenwirtschaft führt Lagerbestände, bucht Wareneingänge und -ausgänge, verwaltet Seriennummern und Chargen und steuert die Beschaffung. Das ist in Lexware Office nicht enthalten.
Für die meisten Dienstleister, Handwerker, Berater und Freiberufler ist das auch gar nicht nötig – sie verkaufen Leistungen oder kleine Mengen, kein großes Lager. Wer dagegen ein echtes Warenlager mit automatischer Bestandsführung braucht, etwa im Großhandel, sollte auf eine spezialisierte Warenwirtschaft setzen. Lexware bietet dafür eigene Programme und Partner-Anbindungen, sodass Auftragsdaten trotzdem zusammenfließen.
- Auftragswesen: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen – stark abgedeckt
- Keine Lagerbestandsführung, keine Seriennummern-/Chargenverwaltung
- Keine automatische Beschaffung oder Bestellwesen-Steuerung
- Für echte Lagerlogistik: spezialisierte Warenwirtschaft oder Lexware-Partnerlösung
Welche Belege gibt es ab welcher Version?
| Beleg / Funktion | Version S (7,90 €) | Ab Version M (12,90 €) |
|---|---|---|
| Belege erfassen & archivieren | Ja | Ja |
| Angebote | Nein | Ja |
| Auftragsbestätigungen | Nein | Ja |
| Lieferscheine | Nein | Ja |
| Rechnungen schreiben | Nein | Ja |
| Serienrechnungen | Nein | Ja |
| Mahnwesen & Zahlungserinnerungen | Nein | Ja |
| Online-Kundenportal | Nein | Ja |
Das komplette Auftragswesen startet mit Version M. Version S dient nur der Belegerfassung. Besondere Rechnungstypen (Abschlag, EU, Reverse Charge §13b) gibt es ab Version XL.
400.000+
Kunden vertrauen Lexware Office
50.000+
Steuerberater arbeiten damit
30 Tage
kostenlos testen, ohne Abo
Made in
Germany – Server in Deutschland, TÜV-geprüft
Das sagen Anwender
„Mir gefällt an Lexware Office, dass es einfach zu bedienen, selbsterklärend und schnell zu verstehen ist. Wir sparen viel Zeit beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten."
Bastian Kaiser
Handwerker & Hausmeister
„Ich bin kreativ – und dank Lexware Office auch frei. Frei vom Finanzstress. Ob Umsatzsteuer, Angebote oder Rechnungen: meine Buchhaltung erledigt Lexware Office für mich."
Serge Kanunnikov
Fotograf & Content Creator
„Mein Steuerberater hat Echtzeitzugriff auf meine Buchhaltung. Somit muss ich bei der Abgabe nicht mehr extra zu ihm fahren – das läuft völlig unkompliziert."
Daniel Pellegrini
Musiker & Musiklehrer
Anwenderstimmen zu Lexware Office (Quelle: Lexware-Referenzen).
Häufige Fragen
Ab welcher Version gibt es die Auftragsverwaltung?
Das vollständige Auftragswesen – Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Serienrechnungen, Mahnwesen und Kundenportal – ist ab Version M (12,90 € netto/Monat) enthalten. Die kleinste Version S (7,90 €) deckt nur die Belegerfassung ab und kann keine Angebote oder Rechnungen erstellen.
Kann ich aus einem Angebot direkt eine Rechnung machen?
Ja, genau das ist der Kern des Belegflusses. Du wandelst ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder direkt in eine Rechnung um. Alle Daten – Kunde, Positionen, Preise, Texte – werden dabei automatisch übernommen.
Wie funktionieren wiederkehrende Rechnungen?
Für Abos, Wartungsverträge oder monatliche Pauschalen legst du eine Serienrechnung einmal an und stellst das Intervall ein. Lexware Office erstellt und versendet sie danach vollautomatisch und pünktlich, ohne dass du daran denken musst.
Bietet Lexware Office ein Mahnwesen?
Ja, ein mehrstufiges. Aus überfälligen Rechnungen erstellst du mit einem Klick zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung und danach eine rechtssichere Mahnung. In der Offene-Posten-Übersicht behältst du jederzeit den Überblick, wer noch zahlen muss.
Ist eine Lagerverwaltung enthalten?
Nein. Lexware Office bildet das Auftragswesen ab, ist aber keine vollwertige Warenwirtschaft mit Lagerbestandsführung, Seriennummern oder Beschaffung. Für reine Dienstleistung und kleine Mengen ist das kein Problem; wer ein echtes Warenlager führt, braucht zusätzlich eine spezialisierte Warenwirtschaft oder eine Lexware-Partnerlösung.
