Lexware Office für den Onlinehandel
Viele Bestellungen, viele Belege, viele Zahlungsdienste – im E-Commerce entscheidet die Automatisierung über deinen Feierabend. So bringst du Shop, Marktplatz und Buchhaltung zusammen.
Im Onlinehandel ticken die Uhren anders als beim klassischen Dienstleister. Du schreibst nicht drei Rechnungen im Monat, sondern verkaufst über Shopify, Shopware, WooCommerce, Amazon und eBay parallel – und jede einzelne Bestellung erzeugt einen Beleg, eine Zahlung und einen Buchungssatz. Wer das von Hand abtippt, verliert pro Tag Stunden und macht früher oder später Fehler.Lexware Office (ehemals lexoffice) ist eine Cloud-Lösung für genau solche Mengen: Belege automatisiert erfassen, Zahlungen über PayPal und Bankkonto automatisch abgleichen, E-Rechnungen rechtssicher verarbeiten und die besonderen Rechnungstypen abbilden, die im grenzüberschreitenden Handel anfallen. Ich zeige dir ehrlich, was die Software im E-Commerce wirklich leistet – und wo ihre Grenzen liegen.
So funktioniert es
Version XL wählen und testen
Starte den kostenlosen 30-Tage-Test im vollen XL-Umfang. So hast du von Anfang an die besonderen Rechnungstypen für EU- und Reverse-Charge-Verkäufe sowie die API verfügbar.
Konten und PayPal anbinden
Verbinde Geschäftskonto und PayPal per Multibanking. Der automatische Zahlungsabgleich ordnet eingehende Beträge danach selbstständig deinen Belegen zu.
Shop-Anbindung einrichten
Wähle einen Partner-/Middleware-Dienst für dein Shopsystem (Shopify, Shopware, WooCommerce) oder deine Marktplätze (Amazon, eBay) und übergib die Bestelldaten an Lexware Office.
Belegfluss automatisieren
Richte Weiterleitungsregeln für Eingangsrechnungen ein, damit Lieferanten-, Werbe- und Verpackungsbelege automatisch im richtigen Stapel landen und GoBD-konform archiviert werden.
Alles im Überblick
Belegflut automatisiert verbuchen statt abtippen
Das Kernproblem im Onlinehandel ist die schiere Menge: Jede Bestellung erzeugt eine Auftragsbestätigung, oft eine Versandbestätigung, eine Zahlung über einen Zahlungsdienst und – beim Einkauf – Eingangsrechnungen von Lieferanten, Verpackungshändlern und Werbeplattformen. Lexware Office ist darauf ausgelegt, diese Belege digital einzusammeln, statt sie einzeln zu tippen.
Du leitest Eingangsrechnungen per E-Mail an deine persönliche Belegerfassungs-Adresse weiter oder scannst sie per App. Die Software liest Betrag, Datum und Lieferant aus, schlägt das passende Konto vor und legt den Beleg revisionssicher ab. So wächst dein Archiv automatisch mit – auch bei hundert Belegen im Monat.
- Digitaler Belegempfang per eigener E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen
- Belegscanner und automatische Texterkennung in der App
- GoBD-konformes Langzeit-Belegarchiv schon ab Version S
- Offene-Posten-Übersicht über alle Verkaufskanäle hinweg
Shop und Marktplatz anbinden – ehrlich: über Partner
Hier kommt der wichtigste Punkt, den dir andere Empfehlungsseiten gern verschweigen: Lexware Office hat keine eigene, native Schnittstelle zu Shopify, Shopware, WooCommerce, Amazon oder eBay. Die Anbindung läuft über spezialisierte Partner- und Middleware-Dienste, die Bestelldaten aus deinem Shop ziehen und als Belege oder Rechnungen an Lexware Office übergeben.
Das ist kein Ausschlusskriterium – im Gegenteil, dieser Weg ist im E-Commerce Standard, weil eine Middleware Steuersätze, Versandkosten und Gutschriften sauberer abbildet als eine starre Direktverbindung. Du solltest aber wissen, dass dafür ein zusätzlicher Dienst nötig ist, der je nach Bestellvolumen eigene Kosten verursacht. Plane das von Anfang an mit ein, statt dich später zu wundern.
- Anbindung von Shopify, Shopware, WooCommerce, Amazon und eBay über Partner-/Middleware-Dienste
- Bestelldaten werden als Belege oder Rechnungen an Lexware Office übergeben
- Ab Version XL steht zusätzlich eine öffentliche API für System-zu-System-Anbindungen bereit
- Zusätzliche Middleware-Kosten je nach Bestellvolumen einkalkulieren
EU-Verkäufe, OSS und besondere Rechnungstypen
Sobald du an Privatkunden in andere EU-Länder verkaufst und die Lieferschwelle von 10.000 € überschreitest, kommst du am OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) nicht vorbei: Die Umsatzsteuer fällt dann im Land des Käufers an, du meldest sie aber gebündelt über das Bundeszentralamt für Steuern. Verkaufst du an Unternehmen im EU-Ausland, greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren – die Steuerschuld geht auf den Empfänger über.
Genau für diese Fälle gibt es in Lexware Office die besonderen Rechnungstypen, und die sind erst in Version XL (32,90 € netto) enthalten: EU-Rechnungen, englischsprachige Rechnungen, Reverse-Charge-Rechnungen nach §13b UStG sowie Abschlagsrechnungen. Wer nur national an Endkunden verkauft, kommt ohne diese Funktionen aus – wer international handelt, braucht sie zwingend.
Zahlungsabgleich über PayPal und Bankkonto
Im Onlinehandel laufen Zahlungen selten nur über ein Konto: PayPal, das Geschäftskonto, manchmal noch ein Zahlungsdienstleister des Shops. Lexware Office bindet dein Bankkonto und PayPal per Multibanking ein und gleicht eingehende Zahlungen automatisch mit deinen offenen Rechnungen und Belegen ab. Diese Funktion steckt schon in der kleinsten Version S.
Der automatische Zahlungsabgleich nimmt dir im E-Commerce die nervigste Fleißarbeit ab: das stundenlange Zuordnen von hunderten Kleinbeträgen. Bezahlte Posten verschwinden aus der Offene-Posten-Liste, offene bleiben sichtbar – und du siehst auf einen Blick, wo wirklich noch Geld fehlt.
- PayPal und Geschäftskonto per Multibanking anbinden
- Automatischer Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten
- Echtzeit-Übersicht über bezahlte und überfällige Bestellungen
- DATEV-Export für die nahtlose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Lexware Office im Onlinehandel – ehrlich abgewogen
Das spricht dafür
- Automatisierter Belegempfang und Zahlungsabgleich bewältigen auch hohe Bestellmengen
- PayPal und Bankkonto laufen über Multibanking in einer Übersicht zusammen
- Besondere Rechnungstypen für EU, Reverse Charge (§13b) und englische Rechnungen in Version XL
- Öffentliche API ab XL für System-zu-System-Anbindungen
- GoBD-konformes Archiv und DATEV-Export für den Steuerberater inklusive
Das solltest du wissen
- Keine native Shop-/Marktplatz-Schnittstelle – Anbindung nur über Partner-/Middleware-Dienste mit Zusatzkosten
- Echte Lager-Warenwirtschaft mit Bestandsführung gibt es nur über das Desktop-Programm Lexware warenwirtschaft, nicht in Lexware Office
- Die für den internationalen Handel nötigen Rechnungstypen erst ab der teuersten Version XL
- OSS-Registrierung und -Meldung bleiben deine bzw. die Aufgabe deines Steuerberaters
400.000+
Kunden vertrauen Lexware Office
50.000+
Steuerberater arbeiten damit
30 Tage
kostenlos testen, ohne Abo
Made in
Germany – Server in Deutschland, TÜV-geprüft
Das sagen Anwender
„Mir gefällt an Lexware Office, dass es einfach zu bedienen, selbsterklärend und schnell zu verstehen ist. Wir sparen viel Zeit beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten."
Bastian Kaiser
Handwerker & Hausmeister
„Ich bin kreativ – und dank Lexware Office auch frei. Frei vom Finanzstress. Ob Umsatzsteuer, Angebote oder Rechnungen: meine Buchhaltung erledigt Lexware Office für mich."
Serge Kanunnikov
Fotograf & Content Creator
„Mein Steuerberater hat Echtzeitzugriff auf meine Buchhaltung. Somit muss ich bei der Abgabe nicht mehr extra zu ihm fahren – das läuft völlig unkompliziert."
Daniel Pellegrini
Musiker & Musiklehrer
Anwenderstimmen zu Lexware Office (Quelle: Lexware-Referenzen).
Häufige Fragen
Kann Lexware Office direkt an Shopify, Shopware oder WooCommerce angebunden werden?
Nicht über eine native Funktion. Die Anbindung an Shopify, Shopware, WooCommerce, Amazon und eBay läuft über spezialisierte Partner- und Middleware-Dienste, die Bestelldaten aus dem Shop ziehen und als Belege oder Rechnungen an Lexware Office übergeben. Dieser Weg ist im E-Commerce Standard, verursacht je nach Bestellvolumen aber eigene Kosten. Ab Version XL steht zusätzlich eine öffentliche API für System-zu-System-Anbindungen bereit.
Welche Version brauche ich für den Onlinehandel?
Für den internationalen Onlinehandel empfehle ich Version XL (32,90 € netto/Monat). Nur dort sind die besonderen Rechnungstypen für EU-Verkäufe, Reverse Charge nach §13b UStG und englischsprachige Rechnungen sowie die öffentliche API enthalten. Wer ausschließlich national an Endkunden verkauft, kommt mit Version L (21,90 €, inklusive Buchhaltung und Umsatzsteuer) aus.
Bildet Lexware Office das OSS-Verfahren für EU-Verkäufe ab?
Lexware Office stellt die passenden Rechnungstypen für EU-Verkäufe bereit, ersetzt aber nicht die OSS-Registrierung und die quartalsweise OSS-Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern. Die Meldung selbst stimmst du am besten mit deinem Steuerberater ab, der über den kostenlosen Steuerberater-Zugang Echtzeit-Einblick in deine Zahlen hat.
Kann ich meine Lagerbestände in Lexware Office verwalten?
Nein. Lexware Office ist eine Finanz- und Belegsoftware ohne echte Lager-Warenwirtschaft. Eine vollwertige Bestandsführung mit Lagerverwaltung bietet das separate Desktop-Programm Lexware warenwirtschaft oder eine Warenwirtschaft über die Shop-Middleware. Für Rechnungen, Buchhaltung und Belege ist Lexware Office im E-Commerce dagegen stark.
Wie werden PayPal-Zahlungen verbucht?
Du bindest PayPal genauso wie dein Geschäftskonto per Multibanking ein. Lexware Office ruft die Umsätze ab und gleicht sie automatisch mit deinen offenen Posten ab. Das spart im Onlinehandel die größte Fleißarbeit: das Zuordnen hunderter Kleinbeträge.
