Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: §19 UStG richtig nutzen
Ohne Umsatzsteuer, mit dem richtigen Hinweis: So schreibst du als Kleinunternehmer rechtssichere Rechnungen.
Video folgt in Kürze
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Als Kleinunternehmer nach §19 UStG hast du beim Rechnungschreiben einen großen Vorteil: Du weist keine Umsatzsteuer aus und musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Das macht deine Rechnungen einfacher – aber nicht beliebig. Auch deine Rechnung braucht alle Pflichtangaben, einen korrekten §19-Hinweis und eine lückenlose Nummerierung. Fehlt etwas, gibt es Ärger mit dem Kunden oder im schlimmsten Fall mit dem Finanzamt.
In diesem Ratgeber zeige ich dir, was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört, warum du keine Umsatzsteuer ausweisen darfst und weshalb dich die E-Rechnungspflicht trotz Kleinunternehmer-Status seit 2025 betrifft. Am Ende siehst du, wie Lexware Office dir all das automatisch abnimmt.
Das Wichtigste in Kürze
- Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus – das ist Pflicht, nicht Kür.
- Auf jede Rechnung gehört ein Hinweis wie „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- Alle übrigen Pflichtangaben nach §14 UStG gelten trotzdem: Name, Anschrift, Datum, fortlaufende Nummer, Leistung.
- Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 – auch als Kleinunternehmer. Selbst ausstellen ist erlaubt, aber nicht Pflicht.
- Lexware Office blendet den §19-Hinweis automatisch ein und vergibt fortlaufende Rechnungsnummern.
Wer ist Kleinunternehmer nach §19 UStG?
Die Kleinunternehmerregelung ist ein Wahlrecht für Selbstständige mit überschaubarem Umsatz. Wer sie nutzt, behandelt das Finanzamt umsatzsteuerlich wie eine Privatperson: Du führst keine Umsatzsteuer ab, darfst im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen ziehen.
Maßgeblich sind zwei Umsatzgrenzen. Dein Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf eine festgelegte Grenze nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr darfst du eine zweite, höhere Grenze nicht überschreiten. Sobald du darüber liegst, fällst du in die Regelbesteuerung und musst Umsatzsteuer ausweisen. Prüfe die aktuell geltenden Beträge im Zweifel mit deinem Steuerberater, denn der Gesetzgeber hat sie zuletzt mehrfach angepasst.
- Freiwilliges Wahlrecht – du kannst auch freiwillig zur Regelbesteuerung optieren
- Keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen, dafür kein Vorsteuerabzug
- Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, deutlich weniger Bürokratie
- Bei Überschreiten der Grenze wechselst du automatisch in die Regelbesteuerung
Achtung
Wer einmal freiwillig zur Regelbesteuerung optiert, ist daran in der Regel fünf Jahre gebunden. Überlege dir den Schritt also gut – gerade wenn deine Kunden überwiegend Privatpersonen ohne Vorsteuerabzug sind, lohnt sich §19 meist.
Diese Pflichtangaben braucht jede Kleinunternehmer-Rechnung
Auch ohne Umsatzsteuer ist deine Rechnung ein offizielles Dokument. Die Pflichtangaben nach §14 UStG gelten für dich fast vollständig – nur der Steuersatz und der Steuerbetrag entfallen, weil du keine Umsatzsteuer berechnest. Lässt du eine der übrigen Angaben weg, ist die Rechnung formal fehlerhaft und dein Kunde kann sie zu Recht beanstanden.
Wichtig ist vor allem die fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Sie muss lückenlos und ohne Doppelvergabe vergeben werden – ein häufiger Stolperstein, wenn man Rechnungen noch von Hand in Word nummeriert.
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Produkte oder der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Das Entgelt (Netto = Brutto, da keine Umsatzsteuer)
- Der §19-Hinweis, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird
Kein Umsatzsteuer-Ausweis – und der richtige §19-Hinweis
Der entscheidende Unterschied zur normalen Rechnung: Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen. Schreibst du trotzdem versehentlich „19 % USt“ auf die Rechnung, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt tatsächlich – selbst als Kleinunternehmer. Das nennt sich unberechtigter Steuerausweis und ist ein teurer, leider gar nicht so seltener Fehler.
Stattdessen gehört ein klarer Hinweis auf die Rechnung, der erklärt, warum keine Steuer berechnet wird. Eine gebräuchliche Formulierung ist: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Den genauen Wortlaut schreibt das Gesetz nicht vor, der Sinn muss aber eindeutig erkennbar sein.
Tipp
Formuliere den Hinweis sachlich und positiv. Statt „Ich bin nur Kleinunternehmer“ lieber neutral „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ – das wirkt professionell und vermeidet beim Kunden Zweifel an deiner Seriosität.
E-Rechnung: Empfangen musst du trotzdem
Viele Kleinunternehmer atmen bei der E-Rechnungspflicht auf – zu früh. Richtig ist: Eine Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gibt es für dich vorerst nicht. Doch seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können – und das schließt Kleinunternehmer ausdrücklich ein.
Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 (etwa als XRechnung oder ZUGFeRD). Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht aus, um sie entgegenzunehmen. Du musst sie aber so aufbewahren, dass sie unveränderbar und auffindbar bleibt – ein PDF-Ausdruck im Ordner genügt den GoBD nicht.
- Seit 01.01.2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen – auch für Kleinunternehmer
- Ausstellen darfst du E-Rechnungen freiwillig, musst es aber nicht
- Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes
- Eingehende E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden
Gut zu wissen
Merksatz für Kleinunternehmer: Du musst vielleicht noch nicht ausstellen – empfangen und archivieren musst du E-Rechnungen aber schon heute. Wer kein System dafür hat, riskiert Lücken in der Buchhaltung.
Mit Lexware Office automatisch korrekt
Genau hier nimmt dir Lexware Office die Fehlerquellen ab. Du aktivierst einmal in den Einstellungen den Kleinunternehmer-Status nach §19 UStG – danach weist die Software auf keiner Rechnung mehr Umsatzsteuer aus und ergänzt den vorgeschriebenen Hinweistext automatisch auf jedem Beleg.
Die Rechnungsnummern vergibt das Programm fortlaufend und lückenlos, sodass dir keine Doppelnummer passieren kann. Eingehende E-Rechnungen nimmt Lexware Office automatisch an und legt sie GoBD-konform im Belegarchiv ab. Selbst Rechnungen schreibst du in der Version M (12,90 € netto/Monat); wer nur empfangen und archivieren will, kommt mit der Version S (7,90 € netto/Monat) aus.
- §19-Hinweis und „keine Umsatzsteuer“ automatisch auf jeder Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Doppelvergabe
- Eingehende E-Rechnungen werden automatisch erkannt und archiviert
- Rechnungen ab Version M (12,90 € netto/Monat), reines Empfangen/Archivieren ab S (7,90 € netto/Monat)
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Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer eine Rechnung mit Umsatzsteuer schreiben?
Nein, im Gegenteil. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Weist du sie versehentlich aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt trotzdem. Auf deine Rechnung gehört stattdessen ein Hinweis, dass gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Wie lautet der korrekte §19-Hinweis auf der Rechnung?
Einen gesetzlich vorgeschriebenen Wortlaut gibt es nicht, der Sinn muss aber eindeutig sein. Gebräuchlich ist: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wichtig ist nur, dass klar erkennbar bleibt, warum auf der Rechnung keine Umsatzsteuer steht.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Ja. Die fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben nach §14 UStG und gilt auch für Kleinunternehmer. Sie muss lückenlos sein und darf nicht doppelt vergeben werden. Lexware Office übernimmt das automatisch.
Betrifft mich die E-Rechnungspflicht als Kleinunternehmer?
Teilweise. Selbst E-Rechnungen ausstellen musst du als Kleinunternehmer nicht. Empfangen und revisionssicher archivieren musst du sie aber seit dem 1. Januar 2025 – diese Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, also auch für dich.
Welche Lexware-Office-Version brauche ich als Kleinunternehmer?
Für das Schreiben von Rechnungen brauchst du mindestens die Version M (12,90 € netto/Monat). Willst du nur E-Rechnungen empfangen, Belege erfassen und archivieren, reicht die Version S (7,90 € netto/Monat). Beide kannst du 30 Tage kostenlos testen.
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Zuletzt aktualisiert: Juni 2026 · erechnungsprofi.de ist eine unabhängige Empfehlungsseite. Über Partnerlinks erhalten wir ggf. eine Provision – für dich ändert sich am Preis nichts.