Belege digital erfassen: Schluss mit dem Schuhkarton

Darf ich Papierbelege wirklich wegwerfen?

Ja – und das ist keine Grauzone, sondern ausdrücklich erlaubt. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln das sogenannte ersetzende Scannen. Sobald du einen Beleg ordnungsgemäß und vollständig digitalisiert hast, darfst du das Papier vernichten. Das digitale Abbild gilt dann als Original.

Wichtig ist nur, dass der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt, vollständig lesbar ist und unveränderbar archiviert wird. Wenige Ausnahmen bleiben: Bestimmte Dokumente, die ihrer Natur nach im Original aufbewahrt werden müssen (etwa notarielle Urkunden oder Zollbelege), solltest du nicht vernichten. Für die typischen Quittungen und Rechnungen des Geschäftsalltags gilt diese Einschränkung aber nicht.

Belege per Foto und Scan erfassen

Die einfachste Art, einen Beleg zu digitalisieren, ist das Smartphone. Du fotografierst die Quittung direkt nach dem Kauf – im Restaurant, an der Tankstelle, im Baumarkt – und der Beleg ist erfasst, bevor er überhaupt im Portemonnaie zerknittert. Größere Dokumente ziehst du am Schreibtisch durch den Scanner oder lädst die PDF-Rechnung hoch, die dir ein Lieferant per E-Mail geschickt hat.

Der entscheidende Vorteil: Du erfasst Belege dann, wenn sie anfallen, und nicht erst Monate später in einer großen, frustrierenden Sammelaktion. Das verhindert verlorene Belege – und damit verlorenen Vorsteuerabzug.

• Belegfoto per App direkt nach dem Kauf – iOS und Android.
• PDF-Rechnungen und Scans am Rechner hochladen.
• Mehrere Belege auf einmal stapelweise verarbeiten.
• Belege bleiben dem passenden Geschäftsvorfall zugeordnet auffindbar.

OCR und Buchungsvorschläge – die Software liest mit

Ein Foto allein bringt noch keine Zeitersparnis. Den eigentlichen Unterschied macht die Texterkennung, kurz OCR (Optical Character Recognition). Die Software liest aus dem Belegbild automatisch die wichtigen Daten heraus: Lieferant, Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobetrag sowie den Umsatzsteuersatz.

Auf dieser Basis macht Lexware Office dir einen fertigen Buchungsvorschlag. Du musst die Zahlen nicht abtippen und nicht überlegen, auf welches Konto der Beleg gehört – du kontrollierst den Vorschlag und bestätigst ihn mit einem Klick. Je länger du das System nutzt, desto besser lernt es deine wiederkehrenden Lieferanten kennen.

Digitaler Belegempfang – Belege kommen von selbst

Noch einen Schritt weiter geht der digitale Belegempfang. Du bekommst von Lexware Office eine eigene Upload-E-Mail-Adresse. Eingangsrechnungen, die dir Lieferanten ohnehin per E-Mail schicken, leitest du einfach an diese Adresse weiter – oder hinterlegst sie direkt bei deinen Lieferanten als Rechnungsadresse.

Die Belege landen dann automatisch in deinem Belegarchiv, werden per OCR ausgelesen und zur Buchung vorbereitet. So entsteht ein durchgängig digitaler Fluss vom Eingang bis zur Verbuchung, bei dem du immer weniger selbst anfassen musst. Genau das ist auch die Grundlage, um eingehende E-Rechnungen, die seit 2025 jeder empfangen können muss, korrekt zu verarbeiten.

• Eigene Upload-E-Mail-Adresse für eingehende Belege.
• Lieferantenrechnungen automatisch ins Archiv weiterleiten.
• Eingehende E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) werden angenommen und gelesen.
• Kein manuelles Herunterladen und Hochladen mehr nötig.

GoBD-konforme Archivierung – darauf kommt es an

Damit deine digitalen Belege vor dem Finanzamt Bestand haben, müssen sie GoBD-konform archiviert sein. Das bedeutet vor allem: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (in der Regel zehn Jahre bei Buchungsbelegen) verfügbar. Ein Beleg, den du nachträglich heimlich ändern könntest, wäre nicht revisionssicher – und damit wertlos.

Eine reine Ablage in einem Ordner auf dem Desktop erfüllt das nicht. Lexware Office speichert deine Belege dagegen in einem geprüften, revisionssicheren Langzeitarchiv: Jede Änderung wird protokolliert, jeder Beleg bleibt im Originalzustand erhalten und ist mit der zugehörigen Buchung verknüpft. Die GoBD-Konformität ist durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert.