Jahresabschluss vorbereiten: Checkliste für Selbstständige
Belege prüfen, Konten abgleichen, EÜR fertigstellen – mit dieser Checkliste kommst du entspannt durch den Jahreswechsel.
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Der Jahreswechsel naht und mit ihm die Aufgabe, die viele Selbstständige vor sich herschieben: der Jahresabschluss. Dabei muss das kein Stressmarathon sein. Wer das Jahr über sauber gearbeitet hat, bereitet seinen Abschluss in geordneten Schritten vor und übergibt der Kanzlei am Ende ein vollständiges Paket – statt im Januar hektisch Belege zu suchen.
Für die meisten Selbstständigen, Freiberufler und Kleinunternehmer bedeutet Jahresabschluss konkret: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) fertigstellen. Dafür müssen die Belege vollständig sein, die Konten abgeglichen, offene Posten geklärt und Anlagen samt Abschreibungen korrekt erfasst. Auf dieser Seite bekommst du eine klare Checkliste, die dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung führt – und die zeigt, wie Lexware Office dir dabei die meiste Routinearbeit abnimmt.
Das Wichtigste in Kürze
- Die meisten Selbstständigen erstellen als Jahresabschluss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
- Grundlage sind vollständige Belege, abgeglichene Konten und geklärte offene Posten.
- Anlagegüter müssen über die AfA korrekt abgeschrieben sein.
- Lexware Office erstellt EÜR und BWA automatisch aus deinen laufenden Buchungen – ab Version L (21,90 € netto/Monat).
- Eine vollständige Übergabe an den Steuerberater spart Kanzleikosten und Zeit.
EÜR oder Bilanz – was gilt für dich?
Bevor du loslegst, solltest du wissen, welche Form von Jahresabschluss überhaupt für dich gilt. Die große Mehrheit der Selbstständigen, Freiberufler und Kleinunternehmer ermittelt den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dabei stellst du schlicht die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber – die Differenz ist dein Gewinn. Das ist deutlich einfacher als eine doppelte Buchführung mit Bilanz.
Zur Bilanzierung verpflichtet bist du erst, wenn du als Kaufmann im Handelsregister eingetragen bist oder die steuerlichen Buchführungsgrenzen überschreitest – also mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr. Liegst du darunter und bist kein eingetragener Kaufmann, reicht die EÜR. Diese Seite konzentriert sich auf die EÜR-Vorbereitung, weil sie für die typische erechnungsprofi-Zielgruppe relevant ist.
- EÜR: für die meisten Selbstständigen, Freiberufler und Kleinunternehmer
- Gewinn = Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben
- Bilanzpflicht erst ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn
- Eingetragene Kaufleute bilanzieren unabhängig von den Grenzen
Gut zu wissen
Die EÜR wird mit der amtlichen Anlage EÜR elektronisch ans Finanzamt übermittelt. Lexware Office bereitet die Werte dafür auf und übergibt sie über die ELSTER-Schnittstelle – das spart dir das manuelle Ausfüllen.
Belege vollständig und Konten abgeglichen
Die wichtigste Voraussetzung für einen sauberen Abschluss: Zu jeder Buchung gehört ein Beleg, und jeder Beleg ist verbucht. Lücken hier sind der häufigste Grund, warum sich der Jahresabschluss verzögert oder das Finanzamt nachträglich Ausgaben streicht. Geh deshalb das Jahr systematisch durch und prüfe, ob alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Bewirtungsbelege vorhanden und digital erfasst sind.
Parallel dazu müssen deine Konten abgeglichen sein. Das heißt vor allem: Jede Bewegung auf deinem Geschäftskonto ist einer Buchung zugeordnet, und der Saldo in deiner Buchhaltung stimmt mit dem echten Kontostand zum Jahresende überein. In Lexware Office läuft der Abgleich über das angebundene Online-Banking weitgehend automatisch – du klärst nur noch die wenigen Positionen, die sich nicht von selbst zuordnen lassen.
- Zu jeder Buchung ein Beleg, jeder Beleg verbucht – keine Lücken
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen vollständig digital erfasst
- Bankbewegungen vollständig zugeordnet (Online-Banking-Abgleich)
- Kontensaldo deckt sich mit dem echten Kontostand zum Stichtag
Tipp
Wer Belege das ganze Jahr über laufend per App scannt und das Banking automatisch abgleichen lässt, hat am Jahresende kaum noch Arbeit. Die Belegsuche im Januar entfällt komplett.
Offene Posten klären
Offene Posten sind Rechnungen, die zum Stichtag noch nicht bezahlt sind – auf beiden Seiten. Auf der Einnahmenseite sind das deine Ausgangsrechnungen, auf die ein Kunde noch nicht gezahlt hat. Auf der Ausgabenseite sind es Lieferantenrechnungen, die du selbst noch begleichen musst. Für einen korrekten Abschluss musst du wissen, welche Posten offen sind und warum.
Geh deine Offene-Posten-Liste deshalb vor dem Jahreswechsel durch: Welche Forderungen sind noch berechtigt offen, welche sind vielleicht uneinbringlich und müssen abgeschrieben werden, wo lohnt sich noch eine Mahnung? Lexware Office zeigt dir die offenen Posten in Echtzeit an und gleicht eingehende Zahlungen automatisch ab. Aus überfälligen Forderungen erstellst du mit einem Klick eine Zahlungserinnerung oder Mahnung – noch im alten Jahr, damit dein Abschluss sauber ist.
- Offene Forderungen (unbezahlte Ausgangsrechnungen) prüfen
- Offene Verbindlichkeiten (unbezahlte Eingangsrechnungen) erfassen
- Uneinbringliche Forderungen identifizieren und ggf. abschreiben
- Überfällige Posten anmahnen, solange es sich lohnt
Achtung
Offene Posten beeinflussen bei der EÜR den Gewinn erst im Jahr der Zahlung (Zufluss-Abfluss-Prinzip), sind aber für deinen Überblick und die Liquiditätsplanung trotzdem entscheidend. Lass keine Forderung unbemerkt verjähren.
Anlagen und Abschreibungen (AfA)
Größere Anschaffungen wie ein Notebook, eine Maschine oder die Geschäftsausstattung darfst du steuerlich nicht im Anschaffungsjahr komplett absetzen, sondern musst sie über ihre Nutzungsdauer verteilt abschreiben. Diese planmäßige Verteilung heißt Absetzung für Abnutzung, kurz AfA. Wie lange ein Wirtschaftsgut abgeschrieben wird, richtet sich nach den amtlichen AfA-Tabellen – ein Notebook etwa über mehrere Jahre.
Für den Jahresabschluss bedeutet das: Alle abnutzbaren Anlagegüter müssen in einem Anlagenverzeichnis erfasst und die jährliche AfA korrekt berechnet sein. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis zu einer bestimmten Grenze darfst du sofort voll absetzen oder in einem Sammelposten zusammenfassen. Lexware Office bringt ab Version L eine Anlagenverwaltung mit, die die Abschreibungen automatisch berechnet und Jahr für Jahr fortschreibt – du legst das Anlagegut nur einmal an.
- Anlagegüter über die Nutzungsdauer abschreiben (AfA-Tabellen)
- Vollständiges Anlagenverzeichnis führen
- Geringwertige Wirtschaftsgüter sofort absetzen oder im Sammelposten bündeln
- Anlagenverwaltung in Lexware Office berechnet die AfA automatisch (ab L)
Gut zu wissen
Die AfA mindert deinen Gewinn jedes Jahr ein Stück – wer Anlagegüter sauber erfasst, verschenkt kein Steuersparpotenzial. Die automatische Fortschreibung in Lexware Office sorgt dafür, dass du keine Abschreibung vergisst.
Checkliste: Jahresabschluss vorbereiten
Arbeite diese sechs Punkte der Reihe nach ab, dann ist dein Abschluss übergabereif:
Belege auf Vollständigkeit prüfen
Geh alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Kontoauszüge durch. Zu jeder Buchung muss ein digital erfasster Beleg gehören – keine Lücken.
Konten abgleichen
Stelle sicher, dass jede Bankbewegung einer Buchung zugeordnet ist und der Saldo deiner Buchhaltung dem echten Kontostand zum 31.12. entspricht.
Offene Posten klären
Prüfe offene Forderungen und Verbindlichkeiten. Mahne überfällige Rechnungen an und entscheide über uneinbringliche Forderungen.
Anlagen und AfA aktualisieren
Erfasse neue Anlagegüter im Anlagenverzeichnis und prüfe, ob die jährlichen Abschreibungen korrekt berechnet und fortgeschrieben sind.
EÜR fertigstellen
Lass Lexware Office aus deinen Buchungen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erzeugen und kontrolliere die Werte vor der ELSTER-Übermittlung.
An den Steuerberater übergeben
Übergib der Kanzlei ein vollständiges Paket – per Steuerberater-Zugang, Pendelakte oder DATEV-Export. Je vollständiger, desto günstiger und schneller.
Entspannt durch den Jahresabschluss
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Häufige Fragen
Muss ich als Selbstständiger eine Bilanz erstellen?
In der Regel nicht. Die meisten Selbstständigen, Freiberufler und Kleinunternehmer ermitteln ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Zur Bilanzierung bist du erst verpflichtet, wenn du als Kaufmann im Handelsregister eingetragen bist oder mehr als 800.000 € Umsatz beziehungsweise 80.000 € Gewinn im Jahr erzielst.
Was ist die AfA und warum ist sie wichtig?
AfA steht für Absetzung für Abnutzung. Größere Anschaffungen werden nicht im Kaufjahr komplett, sondern über ihre Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Das mindert jedes Jahr deinen Gewinn und damit deine Steuerlast. Lexware Office berechnet die AfA in der Anlagenverwaltung ab Version L automatisch.
Wann sollte ich mit der Vorbereitung beginnen?
Am besten gar nicht erst gesammelt am Jahresende, sondern laufend. Wer Belege das Jahr über digital erfasst und das Banking automatisch abgleichen lässt, hat im Januar fast nichts mehr zu tun. Die eigentliche Abschluss-Vorbereitung – offene Posten, Anlagen, EÜR – erledigst du dann in wenigen Stunden.
Wie übergebe ich meinem Steuerberater die Daten am besten?
Dafür gibt es drei Wege: den kostenlosen Steuerberater-Zugang für die Echtzeit-Zusammenarbeit, die digitale Pendelakte oder den DATEV-Export für Kanzleien, die in DATEV buchen. Welcher Weg passt, stimmst du mit deiner Kanzlei ab. Wichtig ist, dass du ein vollständiges Paket übergibst.
Erstellt Lexware Office die EÜR automatisch?
Ja. Ab Version L (21,90 € netto/Monat) erzeugt Lexware Office die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die BWA automatisch aus deinen laufenden Buchungen und bereitet die Werte für die ELSTER-Übermittlung ans Finanzamt auf. Du kontrollierst nur noch und gibst frei.
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Zuletzt aktualisiert: Juni 2026 · erechnungsprofi.de ist eine unabhängige Empfehlungsseite. Über Partnerlinks erhalten wir ggf. eine Provision – für dich ändert sich am Preis nichts.