Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER: Schritt für Schritt
Wie du deine USt-Voranmeldung automatisch berechnen und direkt ans Finanzamt übertragen lässt – ohne ELSTER-Konto.
Video folgt in Kürze
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Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kennt das ungute Gefühl, wenn sich der 10. eines Monats nähert: Dann ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig. Klingt nach Behördendeutsch und Stress – ist aber im Kern eine überschaubare Pflichtübung. Du meldest dem Finanzamt regelmäßig, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du selbst gezahlt hast. Die Differenz führst du ab oder bekommst sie erstattet.
In diesem Ratgeber zeige ich dir Schritt für Schritt, wie die Voranmeldung über ELSTER funktioniert, welche Fristen gelten, wie du sie mit einer Dauerfristverlängerung entspannter angehst und wie du das Ganze direkt aus Lexware Office heraus mit einem Klick übermittelst – ohne dich durch das ELSTER-Portal zu klicken.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) meldet deine eingenommene Umsatzsteuer abzüglich der gezahlten Vorsteuer ans Finanzamt.
- Abgabefrist ist jeweils der 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (Monat oder Quartal).
- Ob monatlich oder quartalsweise hängt von der Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres ab.
- Mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat nach hinten.
- Aus Lexware Office (ab Version L, 21,90 € netto/Monat) übermittelst du die UStVA per integrierter ELSTER-Schnittstelle direkt – ohne separates Portal.
Was ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ziehst du auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer von deinen Kunden ein. Dieses Geld gehört nicht dir, sondern dem Finanzamt – du bist nur der Einzieher. Gleichzeitig zahlst du beim Einkauf selbst Umsatzsteuer (die sogenannte Vorsteuer). Mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung verrechnest du beides und führst die Differenz unterjährig in Raten ab, statt einmal im Jahr eine große Summe.
Die Voranmeldung ist also eine Art Zwischenabrechnung. Am Jahresende fasst die Umsatzsteuererklärung alles zusammen. Wer Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist, weist keine Umsatzsteuer aus und muss in der Regel keine Voranmeldung abgeben.
Vorsteuer kurz erklärt
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst auf betriebliche Einkäufe zahlst – etwa für Büromaterial, Software oder Waren. Diese kannst du dir vom Finanzamt zurückholen, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben vorliegt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen.
Monatlich oder quartalsweise – welcher Rhythmus gilt für dich?
Wie oft du die Voranmeldung abgeben musst, richtet sich nach deiner Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres. Das Finanzamt teilt dir deinen Rhythmus mit, du kannst ihn aber anhand der Grenzen selbst einschätzen.
Gründer waren früher in den ersten beiden Jahren zur monatlichen Abgabe verpflichtet. Diese generelle Pflicht zur monatlichen Voranmeldung für Neugründer ist inzwischen ausgesetzt – auch Existenzgründer richten sich nach den allgemeinen Grenzen. Prüfe deinen konkreten Rhythmus am besten in deinem Steuerbescheid oder frage beim Finanzamt nach.
- Zahllast über 9.000 € im Vorjahr: monatliche Voranmeldung.
- Zahllast zwischen 2.000 € und 9.000 €: quartalsweise Voranmeldung.
- Zahllast bis 2.000 €: das Finanzamt kann dich ganz von der Voranmeldung befreien (nur Jahreserklärung).
- Bei einem Vorsteuerüberhang (Erstattung) kannst du die monatliche Abgabe wählen, um schneller an dein Geld zu kommen.
Fristen und Dauerfristverlängerung
Die Voranmeldung ist immer bis zum 10. Tag nach Ende des Voranmeldungszeitraums fällig. Bei monatlicher Abgabe für den Januar also bis zum 10. Februar, bei quartalsweiser Abgabe für das erste Quartal bis zum 10. April. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Mehr Luft verschafft dir die Dauerfristverlängerung: Stellst du beim Finanzamt einen einmaligen Antrag (ebenfalls über ELSTER), verschiebt sich deine Abgabefrist dauerhaft um einen Monat nach hinten. Bei monatlicher Abgabe verlangt das Finanzamt dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahres-Zahllast, die am Jahresende verrechnet wird. Bei quartalsweiser Abgabe ist keine Sondervorauszahlung nötig.
Tipp zur Dauerfristverlängerung
Die Dauerfristverlängerung lohnt sich fast immer – sie nimmt dir den Druck zum Monatsbeginn und verhindert Verspätungszuschläge. Den Antrag stellst du einmal und musst ihn nicht jedes Jahr erneuern. In Lexware Office (Version L) ist die Übermittlung dieses Antrags ebenfalls möglich.
Voranmeldung mit Lexware Office statt im ELSTER-Portal
Du kannst die UStVA direkt über das kostenlose ELSTER-Portal der Finanzverwaltung abgeben. Das bedeutet aber: Beträge selbst zusammenrechnen, in die richtigen Felder (Kennziffern) eintragen und auf Übertragungsfehler hoffen. Wer monatlich abgibt, macht das zwölfmal im Jahr.
Deutlich entspannter geht es aus deiner Buchhaltung heraus. Lexware Office (ab Version L für 21,90 € netto/Monat) berechnet deine Zahllast laufend aus deinen Buchungen und übermittelt die fertige Voranmeldung über die integrierte, vom Finanzamt zertifizierte ELSTER-Schnittstelle. Du musst nichts abtippen, keine Kennziffern suchen und kein zweites Portal öffnen.
- Automatische Berechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer aus den laufenden Buchungen.
- Direkte Übermittlung an ELSTER ohne separaten Portal-Login.
- Automatische Umsatzsteuerprognose – du siehst deine Zahllast, bevor sie fällig ist.
- Auch Dauerfristverlängerung und Zusammenfassende Meldung lassen sich übermitteln.
Ehrlich gesagt
Die UStVA-Übermittlung ist erst ab Version L enthalten. Die Versionen S (7,90 €) und M (12,90 €) decken Belege bzw. Rechnungen ab, aber nicht die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Wer umsatzsteuerpflichtig ist und selbst übermitteln will, braucht mindestens Version L.
Umsatzsteuer-Voranmeldung in 5 Schritten
So gehst du die Voranmeldung sicher an – egal ob über ELSTER direkt oder bequem aus Lexware Office:
Buchungen vollständig erfassen
Alle Ausgangsrechnungen (vereinnahmte Umsatzsteuer) und alle Eingangsbelege (gezahlte Vorsteuer) des Zeitraums müssen erfasst und korrekt kategorisiert sein. In Lexware Office passiert das laufend über Rechnungen und Belegscanner.
Zahllast prüfen
Stelle die eingenommene Umsatzsteuer der gezahlten Vorsteuer gegenüber. Die Differenz ist deine Zahllast (ans Finanzamt) oder ein Vorsteuerüberhang (Erstattung an dich). Die Software rechnet das automatisch aus.
Voranmeldung erstellen
Wähle den richtigen Zeitraum (Monat oder Quartal). Lexware Office trägt die Beträge automatisch in die korrekten ELSTER-Kennziffern ein – beim manuellen Weg im Portal füllst du das Formular selbst aus.
Per ELSTER übermitteln
Mit einem Klick sendest du die Voranmeldung über die zertifizierte ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt. Du erhältst eine Übermittlungsbestätigung, die du für deine Unterlagen aufbewahrst.
Zahllast fristgerecht überweisen
Hast du eine Zahllast, überweise sie bis zur Frist – oder richte eine Lastschrift (SEPA-Mandat) ein, damit das Finanzamt den Betrag automatisch einzieht. Das schützt dich vor versäumten Zahlungen und Säumniszuschlägen.
Umsatzsteuer-Voranmeldung mit einem Klick
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Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich die Voranmeldung zu spät abgebe?
Bei verspäteter Abgabe kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen – bis zu 10 % der Steuer, maximal 25.000 €. Zahlst du die Umsatzsteuer zu spät, kommen Säumniszuschläge hinzu. Wer regelmäßig zu spät dran ist, sollte eine Dauerfristverlängerung beantragen und am besten ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Voranmeldung abgeben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und müssen in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Beachte aber: Beim Bezug bestimmter Leistungen aus dem Ausland (Reverse Charge) kann auch für Kleinunternehmer eine Meldepflicht entstehen.
Brauche ich für ELSTER ein eigenes Zertifikat?
Für die Abgabe direkt im ELSTER-Portal brauchst du ein kostenloses ELSTER-Benutzerkonto mit Zertifikatsdatei. Übermittelst du dagegen aus Lexware Office, nutzt die Software eine eigene zertifizierte Schnittstelle – du musst dich dann nicht zusätzlich im ELSTER-Portal anmelden.
Kann ich von monatlicher auf quartalsweise Abgabe wechseln?
Der Rhythmus richtet sich nach deiner Zahllast des Vorjahres und wird grundsätzlich vom Finanzamt vorgegeben. Sinkt deine Zahllast unter die jeweilige Grenze, wechselst du im Folgejahr automatisch in den selteneren Rhythmus. In Einzelfällen lässt sich der Wechsel auch beim Finanzamt anstoßen.
Was ist die Sondervorauszahlung bei der Dauerfristverlängerung?
Wenn du monatlich abgibst und eine Dauerfristverlängerung beantragst, verlangt das Finanzamt eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel deiner Vorjahres-Zahllast. Sie ist eine Art Sicherheitsleistung und wird mit der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember) wieder verrechnet. Bei quartalsweiser Abgabe entfällt sie.
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Zuletzt aktualisiert: Juni 2026 · erechnungsprofi.de ist eine unabhängige Empfehlungsseite. Über Partnerlinks erhalten wir ggf. eine Provision – für dich ändert sich am Preis nichts.