E-Rechnungspflicht 2025: Das musst du jetzt wissen
Seit Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Was das konkret bedeutet und wie du sie mit Lexware Office einfach erfüllst.
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Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das klingt zunächst nach einem Thema für Konzerne mit eigener IT-Abteilung – ist es aber nicht. Betroffen sind ausnahmslos alle inländischen Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen: vom Soloselbstständigen über den Handwerksbetrieb bis zum Verein mit unternehmerischem Bereich. Und das gilt selbst dann, wenn du als Kleinunternehmer nach §19 UStG gar keine Umsatzsteuer ausweist.
Das Wichtigste vorweg, damit du ruhig schlafen kannst: Ausstellen musst du eine E-Rechnung als kleines Unternehmen noch nicht. Empfangen und korrekt archivieren musst du sie aber schon heute. Genau hier entsteht die größte Verunsicherung – und genau das räume ich dir auf dieser Seite Schritt für Schritt aus dem Weg.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit 01.01.2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können – auch Kleinunternehmer und Vereine.
- Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EU-Norm EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) – ein einfaches PDF zählt rechtlich nicht als E-Rechnung.
- 2025 und 2026 sind Übergangsjahre: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben erlaubt, PDF aber nur noch mit Zustimmung des Empfängers.
- Zum Empfang reicht technisch ein E-Mail-Postfach – die Pflicht zur revisionssicheren Ablage erfüllst du nicht von allein.
- Lexware Office nimmt eingehende E-Rechnungen automatisch an, liest sie aus und archiviert sie GoBD-konform – ab Version S (7,90 € netto/Monat).
Was die E-Rechnungspflicht 2025 konkret bedeutet
Rechtsgrundlage der neuen Pflicht ist das Wachstumschancengesetz, das die Vorgaben zur Rechnungsstellung in §14 UStG neu gefasst hat. Die Finanzverwaltung hat die Details im BMF-Schreiben präzisiert. Kern der Reform: Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) soll die strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnung schrittweise zum Standard werden.
Der erste Schritt ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft – und er betrifft die Empfängerseite. Jedes Unternehmen, das in Deutschland sitzt und Leistungen von anderen Unternehmen bezieht, muss in der Lage sein, eine E-Rechnung anzunehmen. Es spielt keine Rolle, wie klein dein Betrieb ist. Auch wer nebenberuflich selbstständig ist oder als Kleinunternehmer arbeitet, fällt darunter.
- Betroffen sind alle B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen
- Empfangspflicht gilt seit 01.01.2025 ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für kleine Betriebe
- Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen – an Verbraucher darfst du weiter wie gewohnt abrechnen
- Auch Vermieter mit umsatzsteuerpflichtiger Vermietung und Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb sind erfasst
Häufiges Missverständnis
Viele denken: Ich stelle doch noch ganz normale Rechnungen, mich betrifft das nicht. Falsch. Die Empfangspflicht hängt nicht davon ab, wie du selbst abrechnest. Sobald ein Lieferant oder Dienstleister dir eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und korrekt ablegen können – ab sofort.
E-Rechnung ist nicht gleich PDF – der wichtige Unterschied
Hier liegt der größte Irrtum: Eine als PDF per E-Mail verschickte Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie gilt nur als sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Datensatz nach der EU-Norm EN 16931. Sie ist maschinenlesbar, sodass Software die Rechnungsdaten automatisch auslesen und verarbeiten kann – ohne dass jemand Beträge abtippt.
In Deutschland erfüllen zwei Formate diese Norm: die XRechnung als reines XML, die vor allem im Behördenverkehr genutzt wird, und ZUGFeRD als Hybridformat. ZUGFeRD ist besonders praktisch, weil es ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz ist: Du siehst eine ganz normale Rechnung, deine Software liest im Hintergrund die strukturierten Daten.
- XRechnung: reines XML-Format, Standard im öffentlichen Auftragswesen (B2G)
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): PDF mit eingebettetem XML – für Menschen lesbar und maschinell verarbeitbar
- Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931 und gelten damit als echte E-Rechnung
- Ein klassisches PDF ohne eingebetteten Datensatz erfüllt die Anforderung nicht
Gut zu wissen
Bei ZUGFeRD reichen die einfachsten Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht aus, um eine vollwertige E-Rechnung darzustellen. Wenn du selbst ausstellst, achte auf mindestens das Profil BASIC oder höher. Lexware Office wählt automatisch ein passendes Profil – darum musst du dich nicht kümmern.
Der Übergang 2025 und 2026 – was jetzt noch erlaubt ist
Der Gesetzgeber hat bewusst eine Übergangsphase eingebaut, damit niemand über Nacht umstellen muss. In den Jahren 2025 und 2026 darfst du als Rechnungssteller weiterhin Papierrechnungen verschicken. Auch eine PDF-Rechnung bleibt zulässig – allerdings nur noch, wenn der Empfänger zustimmt. Tut er das nicht, hast du keinen Anspruch darauf, dass deine PDF-Rechnung akzeptiert wird.
Diese Zustimmung kann ausdrücklich erfolgen oder sich aus dem üblichen Geschäftsablauf ergeben. Sicher ist sicher: Wer früh auf echte E-Rechnungen umstellt, vermeidet späteres Hin und Her und ist auf die ab 2027 greifende Ausstellungspflicht bestens vorbereitet. Die Empfangspflicht dagegen gilt ohne jede Übergangsfrist seit dem ersten Tag des Jahres 2025.
- 2025 und 2026: Papierrechnung weiter ohne Zustimmung erlaubt
- PDF-Rechnung nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig
- Empfang von E-Rechnungen ist bereits jetzt verpflichtend – ohne Übergangsfrist
- Wer jetzt umstellt, hat die nächsten Stufen (2027/2028) schon abgehakt
Diese drei Dinge solltest du jetzt erledigen
Du musst keine teure Software-Landschaft aufbauen. Für den Einstieg genügen ein paar überschaubare Schritte, mit denen du auf der sicheren Seite bist. Wichtig ist vor allem, dass du eingehende E-Rechnungen nicht nur öffnen, sondern auch revisionssicher aufbewahren kannst – ein E-Mail-Ordner reicht dafür nicht aus.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in der Regel zehn Jahre. Eine E-Rechnung muss dabei in ihrem strukturierten Originalformat unverändert archiviert werden, nicht nur als Ausdruck. Genau diese GoBD-konforme Ablage übernimmt eine Buchhaltungssoftware automatisch für dich.
- Richte ein festes E-Mail-Postfach für den Empfang von Rechnungen ein und kommuniziere es deinen Lieferanten
- Sorge für eine revisionssichere, unveränderbare Archivierung im Originalformat (zehn Jahre)
- Plane mittelfristig auch deine eigene Umstellung aufs Ausstellen – spätestens bis 2027/2028
Praxis-Tipp
Lege dir eine einzige Sammeladresse für alle eingehenden Rechnungen an, etwa rechnungen@deinefirma.de. So landen E-Rechnungen an einer Stelle und nicht verstreut in verschiedenen Postfächern. In Lexware Office kannst du genau diese Adresse als digitalen Belegempfang hinterlegen.
Wie Lexware Office die E-Rechnungspflicht für dich löst
Du brauchst keinen IT-Spezialisten, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Lexware Office (früher lexoffice) nimmt eingehende E-Rechnungen automatisch entgegen, liest die strukturierten Daten aus und legt sie GoBD-konform im Langzeitbelegarchiv ab. Das funktioniert bereits in der kleinsten Version S für 7,90 € netto im Monat, die genau auf das Erfassen und Archivieren von Belegen ausgelegt ist.
Willst du zusätzlich selbst E-Rechnungen ausstellen – etwa um schon jetzt für 2027 gerüstet zu sein – brauchst du Version M (12,90 € netto). Damit erzeugst du XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck und übermittelst sie direkt. Die technischen Details des Formats musst du nie verstehen: Du klickst beim Versand das gewünschte Format an, den Rest erledigt die Software.
Ehrlich gesagt: Die kleinste Version S kann zwar empfangen und archivieren, aber keine Rechnungen schreiben. Wer beides will, sollte gleich mit M oder der beliebten Version L (21,90 € netto, inklusive Buchhaltung) starten. Du kannst alles 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen – ohne Abo und ohne Kreditkarte.
- Empfang & GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen ab Version S (7,90 € netto/Monat)
- Eigene E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung) erstellen ab Version M (12,90 € netto/Monat)
- Automatisches Auslesen der Rechnungsdaten – kein manuelles Abtippen
- Daten auf deutschen Servern, DSGVO-konform, vom Marktführer Lexware
Zeitleiste der E-Rechnungspflicht im Überblick
| Ab wann | Was gilt | Wen betrifft es |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Empfangspflicht für E-Rechnungen | alle inländischen B2B-Unternehmen – auch Kleinunternehmer und Vereine |
| 2025 – 2026 | Papierrechnung erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers | Übergangsregelung für alle Rechnungssteller |
| ab 01.01.2027 | Ausstellungspflicht für E-Rechnungen | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| ab 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für E-Rechnungen | alle Unternehmen im B2B-Bereich |
| ab 01.07.2030 | E-Rechnung & digitales Meldesystem (ViDA) | grenzüberschreitende innergemeinschaftliche B2B-Umsätze in der EU |
Stand Juni 2026. Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz, §14 UStG, BMF-Schreiben. Keine Rechtsberatung – im Zweifel deinen Steuerberater fragen.
E-Rechnungspflicht entspannt erfüllen
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Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?
Nein, ausstellen musst du als Kleinunternehmer nach §19 UStG vorerst nicht – du bist von der Ausstellungspflicht befreit. Empfangen und revisionssicher archivieren musst du eingehende E-Rechnungen aber bereits seit dem 1. Januar 2025. Das ist die wichtigste Unterscheidung: Empfangen ja, ausstellen (noch) nein.
Reicht es, wenn ich E-Rechnungen einfach im E-Mail-Postfach lasse?
Nein. Zum reinen Empfang genügt zwar technisch ein E-Mail-Postfach, doch eine Rechnung muss in der Regel zehn Jahre revisionssicher und unveränderbar im Originalformat aufbewahrt werden. Ein normaler Mail-Ordner erfüllt das nicht. Eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office archiviert eingehende E-Rechnungen automatisch GoBD-konform.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein gewöhnliches PDF ist rechtlich nur eine sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD steckt der maschinenlesbare Datensatz im PDF eingebettet – ein reines PDF ohne diesen Datensatz zählt nicht.
Darf ich 2026 noch Papierrechnungen schreiben?
Ja. In den Übergangsjahren 2025 und 2026 sind Papierrechnungen weiter ohne Zustimmung des Empfängers erlaubt. PDF-Rechnungen sind nur mit dessen Zustimmung zulässig. Ab 2027 beginnt dann gestaffelt die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen.
Was kostet mich die Umstellung mit Lexware Office?
Für den reinen Empfang und die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen reicht Version S für 7,90 € netto im Monat. Willst du auch selbst E-Rechnungen ausstellen, brauchst du Version M (12,90 € netto). Du kannst den vollen Funktionsumfang 30 Tage kostenlos testen, ohne Abo und ohne Kreditkarte.
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Zuletzt aktualisiert: Juni 2026 · erechnungsprofi.de ist eine unabhängige Empfehlungsseite. Über Partnerlinks erhalten wir ggf. eine Provision – für dich ändert sich am Preis nichts.