E-Rechnungspflicht 2027: Was sich für kleine Unternehmen ändert
Die nächsten Stufen der E-Rechnungspflicht kommen. Was bis 2027/2028 auf dich zukommt und wie du vorbereitet bist.
Video folgt in Kürze
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2025 war erst der Anfang. Mit der Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 hat der Gesetzgeber die E-Rechnung im B2B-Bereich auf den Weg gebracht – doch die eigentliche Umstellung kommt erst noch. Ab 2027 müssen die ersten Unternehmen ihre Rechnungen verpflichtend als E-Rechnung ausstellen, ab 2028 betrifft das dann praktisch jeden Betrieb im Geschäftskundenbereich.
Die gute Nachricht für kleine Unternehmen: Du hast noch Zeit, aber nicht unendlich viel. Wer die nächsten Monate nutzt, um seine Rechnungsstellung umzustellen, macht den Wechsel in Ruhe statt unter Druck. Auf dieser Seite erfährst du, was genau ab 2027 und 2028 gilt, ob dich die 800.000-Euro-Grenze betrifft und wie du dich als kleiner Betrieb jetzt sinnvoll vorbereitest.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
- Ab 01.01.2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.
- Die Empfangspflicht besteht schon seit 01.01.2025 für alle (siehe unseren Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2025).
- Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen und archivieren.
- Mit Lexware Office (ab Version M, 12,90 € netto/Monat) stellst du E-Rechnungen heute schon auf Knopfdruck aus – und bist für 2027/2028 gerüstet.
Was sich ab 2027 ändert – die 800.000-Euro-Grenze
Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht greift am 1. Januar 2027. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (also 2026) über 800.000 € lag, ihre B2B-Rechnungen verpflichtend als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Eine Papier- oder PDF-Rechnung ist für diese Betriebe dann nicht mehr ausreichend.
Für die meisten Soloselbstständigen, Freiberufler und kleinen Handwerksbetriebe liegt diese Schwelle in weiter Ferne – sie bleiben 2027 also noch ein Jahr verschont. Trotzdem lohnt sich der Blick auf diese Stufe, denn sie zeigt die Richtung: Der Gesetzgeber rollt die Pflicht von den größeren zu den kleineren Betrieben aus, und das Endziel ist die flächendeckende E-Rechnung.
- Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres 2026
- Über 800.000 € Vorjahresumsatz: Ausstellungspflicht ab 01.01.2027
- Unter dieser Grenze: noch ein Jahr Aufschub bis 2028
- Die Empfangspflicht gilt für beide Gruppen bereits seit 2025
Gut zu wissen
Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den gesamten Umsatz, nicht nur auf B2B-Umsätze. Wenn du dich nahe an dieser Schwelle bewegst, prüfe deine Zahlen rechtzeitig mit deinem Steuerberater – die Einstufung entscheidet, ob du schon 2027 oder erst 2028 ausstellen musst.
Ab 2028: die Pflicht für alle
Der entscheidende Stichtag für kleine Unternehmen ist der 1. Januar 2028. Ab diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen – unabhängig vom Umsatz. Das betrifft dann auch den Soloselbstständigen mit ein paar tausend Euro Jahresumsatz, den nebenberuflichen Webdesigner und den kleinen Handwerksbetrieb mit zwei Mitarbeitenden.
Ab 2028 ist die klassische Papier- oder PDF-Rechnung im Geschäftskundenbereich also Geschichte. Wer dann noch händisch Rechnungen in Word tippt, steht vor einem Problem. Die einzige Ausnahme bilden Kleinunternehmer nach §19 UStG und einige Sonderfälle – dazu gleich mehr.
- Ab 01.01.2028 Ausstellungspflicht für alle B2B-Umsätze, ohne Umsatzgrenze
- Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich dann nicht mehr zulässig
- Auch nebenberuflich Selbstständige und Kleinstbetriebe sind erfasst
- Vorbereitung jetzt spart 2027/2028 Stress und Fehler
Nicht auf den letzten Drücker warten
Wer erst kurz vor dem Stichtag umstellt, riskiert, dass Rechnungen nicht durchgehen, Kunden sie ablehnen oder das Finanzamt formale Mängel beanstandet. Die Umstellung im laufenden Geschäft unter Zeitdruck ist deutlich unangenehmer als ein ruhiger Wechsel mit Vorlauf.
Gelten Ausnahmen für kleine Unternehmen?
Ja, einige Ausnahmen gibt es – aber verlass dich nicht blind darauf. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung befreit. Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Achtung: Die Empfangspflicht gilt trotzdem auch für sie, schon seit 2025.
Weitere Ausnahmen betreffen Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, reine Privatkundengeschäfte (B2C) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Für alle anderen B2B-Rechnungen wird die E-Rechnung ab 2027 beziehungsweise 2028 zur Pflicht. Mein ehrlicher Rat: Selbst wenn du als Kleinunternehmer ausgenommen bist, lohnt der frühe Umstieg – viele Geschäftskunden erwarten zunehmend E-Rechnungen, ganz unabhängig von der gesetzlichen Pflicht.
- Kleinunternehmer §19 UStG: von der Ausstellungspflicht befreit, aber empfangspflichtig
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen
- Reine B2C-Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 UStG bleiben außen vor
So bereitest du dich als kleines Unternehmen jetzt vor
Die beste Vorbereitung ist, die Umstellung nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance zu sehen. Eine durchgängige digitale Rechnungsstellung spart dir dauerhaft Zeit, reduziert Tippfehler und macht deine Buchhaltung übersichtlicher. Der Aufwand für die Umstellung ist überschaubar, wenn du ihn rechtzeitig angehst.
Im Kern brauchst du eine Software, die E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erzeugen und versenden kann. Idealerweise verbindet sie das gleich mit deiner Buchhaltung, sodass jede Rechnung automatisch verbucht wird. Genau dafür ist eine cloudbasierte Lösung wie Lexware Office gemacht.
- Steig frühzeitig auf eine Software um, die ZUGFeRD und XRechnung beherrscht
- Hinterlege deine Stammdaten, Standardartikel und Texte einmal sauber
- Teste den E-Rechnungs-Versand mit einem Geschäftskunden vor dem Stichtag
- Verbinde Rechnungsstellung und Buchhaltung, um doppelte Erfassung zu vermeiden
Praxis-Tipp
Nutze die 30-tägige kostenlose Testphase von Lexware Office, um den E-Rechnungs-Versand in Ruhe auszuprobieren, bevor es ernst wird. So merkst du früh, wie unkompliziert das im Alltag wirklich ist – und gehst entspannt in 2027 und 2028.
Mit Lexware Office heute schon für morgen gerüstet
Du musst die Stichtage 2027 und 2028 nicht abwarten. Mit Lexware Office (früher lexoffice) stellst du E-Rechnungen schon heute aus – im Format ZUGFeRD oder XRechnung, auf Knopfdruck. Beim Versand wählst du einfach das passende Format; die technische Umsetzung nach EU-Norm EN 16931 übernimmt die Software vollständig im Hintergrund.
Das Ausstellen von E-Rechnungen ist ab Version M (12,90 € netto/Monat) enthalten, zusammen mit Angeboten, Lieferscheinen, Mahnwesen und Serienrechnungen. Wer auch die Buchhaltung mit Umsatzsteuer-Voranmeldung möchte, ist mit der beliebten Version L (21,90 € netto) gut beraten. Für Sonderfälle wie Abschlags-, EU- oder Reverse-Charge-Rechnungen gibt es Version XL (32,90 € netto).
Ehrlich gesagt: Die kleinste Version S (7,90 € netto) reicht hier nicht – sie kann E-Rechnungen nur empfangen und archivieren, nicht ausstellen. Für die Ausstellungspflicht brauchst du mindestens Version M. Den vollen Funktionsumfang testest du 30 Tage kostenlos, ohne Abo und ohne Kreditkarte.
- E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung) ausstellen ab Version M (12,90 € netto/Monat)
- Buchhaltung & USt-Voranmeldung ab Version L (21,90 € netto/Monat)
- Sonderrechnungen (Abschlag, EU, Reverse Charge §13b) ab Version XL (32,90 € netto)
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Die Stufen der Ausstellungspflicht für kleine Unternehmen
| Stichtag | Wer muss E-Rechnungen ausstellen | Was bleibt erlaubt |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | niemand zwingend – aber jeder darf bereits ausstellen | Papier, PDF (mit Zustimmung); Empfang ist für alle Pflicht |
| ab 01.01.2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € | kleinere Betriebe noch mit Papier/PDF |
| ab 01.01.2028 | alle Unternehmen im B2B-Bereich | nur noch Ausnahmen (Kleinunternehmer, Kleinbeträge, B2C) |
Stand Juni 2026. Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz, §14 UStG. Keine Rechtsberatung – im Zweifel deinen Steuerberater fragen.
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Häufige Fragen
Ab wann muss mein kleiner Betrieb E-Rechnungen ausstellen?
Liegt dein Vorjahresumsatz über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027. Liegst du darunter – was auf die meisten kleinen Betriebe zutrifft – musst du spätestens ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellung befreit.
Bin ich als Kleinunternehmer von der Pflicht ab 2027 betroffen?
Von der Ausstellungspflicht bist du als Kleinunternehmer nach §19 UStG befreit – du darfst weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen und revisionssicher archivieren musst du eingehende E-Rechnungen aber bereits seit 2025. Viele Kleinunternehmer steigen freiwillig früher um, weil Geschäftskunden E-Rechnungen erwarten.
Was passiert, wenn ich ab 2028 weiter PDF-Rechnungen schreibe?
Eine PDF- oder Papierrechnung erfüllt ab 2028 im B2B-Bereich nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen. Dein Geschäftskunde kann die Rechnung beanstanden, und im schlimmsten Fall drohen Probleme beim Vorsteuerabzug. Wer rechtzeitig auf eine Software mit E-Rechnungs-Funktion umstellt, vermeidet das vollständig.
Lohnt sich die Umstellung jetzt schon, obwohl ich noch Zeit habe?
Ja. Die frühe Umstellung kostet dich wenig Aufwand, spart aber später Stress unter Zeitdruck. Außerdem profitierst du sofort von automatischer Verbuchung, weniger Tippfehlern und schnellerer Rechnungsstellung. Du kannst Lexware Office 30 Tage kostenlos testen, um den Versand in Ruhe auszuprobieren.
Welche Lexware-Office-Version brauche ich für die Ausstellungspflicht?
Zum Ausstellen von E-Rechnungen brauchst du mindestens Version M (12,90 € netto/Monat). Die kleinste Version S (7,90 € netto) kann E-Rechnungen nur empfangen und archivieren. Wer auch die Buchhaltung möchte, wählt die beliebte Version L (21,90 € netto), für Sonderrechnungen Version XL (32,90 € netto).
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Zuletzt aktualisiert: Juni 2026 · erechnungsprofi.de ist eine unabhängige Empfehlungsseite. Über Partnerlinks erhalten wir ggf. eine Provision – für dich ändert sich am Preis nichts.