ZUGFeRD vs. XRechnung: die E-Rechnungsformate im Vergleich
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung – und welches Format brauchst du wann?
Video folgt in Kürze
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ZUGFeRD und XRechnung – wer sich zum ersten Mal mit der E-Rechnung beschäftigt, stolpert sofort über diese beiden Begriffe und fragt sich: Was ist der Unterschied, und welches Format brauche ich eigentlich? Die kurze Antwort: Beide sind echte E-Rechnungsformate, beide erfüllen die EU-Norm EN 16931 – sie unterscheiden sich aber darin, wie die Rechnung aufgebaut ist und für wen sie gedacht ist.
In diesem Ratgeber erkläre ich dir verständlich, was hinter beiden Formaten steckt, wann du welches einsetzt und warum du dir als kleiner Betrieb über die technischen Details gar keinen Kopf machen musst. Denn eine gute Buchhaltungssoftware erzeugt beide Formate auf Knopfdruck – du wählst nur aus.
Das Wichtigste in Kürze
- ZUGFeRD und XRechnung sind beide gültige E-Rechnungsformate nach der EU-Norm EN 16931.
- XRechnung ist reines XML – maschinenlesbar, aber für Menschen ohne Software nicht direkt lesbar. Standard im Behördenverkehr (B2G).
- ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz – für Menschen und Maschinen lesbar.
- Für die meisten kleinen Unternehmen ist ZUGFeRD die praktischste Wahl; an Behörden ist oft XRechnung gefordert.
- Lexware Office (ab Version M, 12,90 € netto/Monat) erzeugt beide Formate auf Knopfdruck – du musst dich technisch um nichts kümmern.
Was eine E-Rechnung überhaupt ausmacht
Bevor wir die beiden Formate vergleichen, lohnt ein Blick auf die Grundlage. Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist nicht einfach eine Rechnung in elektronischer Form. Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung – es gilt nur als sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen und verarbeiten kann.
Gemeinsamer Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Sie definiert, welche Datenfelder eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert sind. Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung halten sich an diese Norm – deshalb sind beide rechtlich gültige E-Rechnungen. Sie unterscheiden sich nur in der technischen Verpackung dieser Daten.
- Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz
- Grundlage ist die EU-Norm EN 16931
- Ein reines PDF erfüllt diese Norm nicht und ist keine E-Rechnung
- ZUGFeRD und XRechnung erfüllen die Norm beide – auf unterschiedliche Weise
Gut zu wissen
EN 16931 ist keine Software, sondern ein europäischer Standard. Er sorgt dafür, dass eine E-Rechnung aus Deutschland auch von Systemen in anderen EU-Ländern korrekt gelesen werden kann. Das wird mit dem geplanten ViDA-Meldesystem ab 2030 noch wichtiger.
XRechnung: das reine XML-Format für Behörden
Die XRechnung ist ein reines XML-Format. XML steht für eine strukturierte Datensprache, die Maschinen perfekt lesen können – ein Mensch sieht beim Öffnen aber nur eine technische Datei voller Tags und Werte, keine schön formatierte Rechnung. Um sie lesbar zu machen, braucht man eine entsprechende Software oder einen sogenannten Viewer.
XRechnung ist der Standard im öffentlichen Auftragswesen. Wer an Behörden, Ämter oder öffentliche Auftraggeber fakturiert (B2G), kommt an diesem Format meist nicht vorbei – im Behördenverkehr ist die E-Rechnung schon seit 2020 Pflicht. Viele öffentliche Stellen verlangen ausdrücklich XRechnung und nehmen andere Formate nicht an.
- Reines XML – maschinenlesbar, ohne Viewer für Menschen schwer lesbar
- Standard im öffentlichen Auftragswesen (B2G), dort seit 2020 Pflicht
- Wird von vielen Behörden ausdrücklich verlangt
- Erfüllt die EU-Norm EN 16931
Praxis-Tipp
Wenn du regelmäßig an öffentliche Auftraggeber, Kommunen oder Ämter fakturierst, frag im Zweifel kurz nach, welches Format gewünscht ist. In vielen Fällen ist es XRechnung – und genau die kannst du mit Lexware Office direkt erzeugen.
ZUGFeRD: das Hybridformat für den Alltag
ZUGFeRD geht einen pragmatischeren Weg. Es ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei (genauer PDF/A-3) mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Das Geniale daran: Du und dein Kunde sehen eine ganz normale, schön gestaltete Rechnung als PDF – im Hintergrund liest die Software den maschinenlesbaren XML-Datensatz aus. Beide Welten in einer Datei.
Für kleine und mittlere Unternehmen ist ZUGFeRD deshalb meist die praktischste Variante. Dein Kunde kann die Rechnung wie gewohnt ansehen, ausdrucken und ablegen, und trotzdem ist es eine vollwertige E-Rechnung. Wichtig: Es gibt verschiedene ZUGFeRD-Profile. Die einfachsten Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus, um eine vollwertige E-Rechnung darzustellen – es muss mindestens das Profil BASIC oder höher sein.
- Hybrid aus PDF und eingebettetem XML – für Mensch und Maschine lesbar
- Die praktischste Variante für die meisten kleinen Unternehmen
- Kunde sieht eine normale Rechnung, Software liest die Daten automatisch
- Ab Version 2.0.1 voll EN-16931-konform; Profile ab BASIC aufwärts nutzen
Vorsicht bei den Profilen
Nicht jedes ZUGFeRD ist automatisch eine gültige E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige strukturierte Daten. Achte auf mindestens das Profil BASIC. Lexware Office wählt automatisch ein passendes Profil – darum musst du dich nicht selbst kümmern.
Wann nutze ich welches Format?
Die Faustregel ist einfach: Für den normalen Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) ist ZUGFeRD meist die beste Wahl, weil es für beide Seiten bequem ist. Für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G) verlangen viele Stellen ausdrücklich XRechnung.
In der Praxis musst du dich aber selten festlegen, denn eine gute Software kann beides. Du entscheidest beim Versand, welches Format der Empfänger braucht – und falls du es nicht weißt, fragst du kurz nach. Wichtig zu wissen: Auch wenn die Formate technisch unterschiedlich sind, enthalten beide dieselben gesetzlichen Pflichtangaben und sind rechtlich gleichwertig.
- B2B (Geschäftskunden): meist ZUGFeRD – bequem für beide Seiten
- B2G (Behörden, öffentliche Auftraggeber): häufig XRechnung gefordert
- Im Zweifel beim Empfänger nachfragen, welches Format gewünscht ist
- Beide Formate sind rechtlich gleichwertig und EN-16931-konform
Beide Formate auf Knopfdruck mit Lexware Office
Die gute Nachricht für alle, die jetzt das Gefühl haben, ein Technikstudium zu brauchen: Mit Lexware Office (früher lexoffice) musst du dich um XML, Profile und Normen nicht kümmern. Beim Erstellen einer Rechnung wählst du einfach aus, ob du ZUGFeRD oder XRechnung versenden möchtest – die Software erzeugt das korrekte, EN-16931-konforme Format automatisch und übermittelt es.
Das Ausstellen von E-Rechnungen in beiden Formaten ist ab Version M (12,90 € netto/Monat) enthalten. Wer auch die Buchhaltung mit Umsatzsteuer-Voranmeldung möchte, nimmt die beliebte Version L (21,90 € netto). Die kleinste Version S (7,90 € netto) kann E-Rechnungen nur empfangen und archivieren, aber nicht ausstellen – das gehört zur ehrlichen Einordnung dazu. Den vollen Funktionsumfang testest du 30 Tage kostenlos, ohne Abo und ohne Kreditkarte.
- ZUGFeRD und XRechnung erstellen ab Version M (12,90 € netto/Monat)
- Automatische Format- und Profilwahl – kein technisches Wissen nötig
- Eingehende E-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und archiviert
- Daten auf deutschen Servern, GoBD-konform, vom Marktführer Lexware
ZUGFeRD und XRechnung im direkten Vergleich
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Aufbau | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML | reines XML |
| Für Menschen lesbar | ja, als PDF direkt sichtbar | nur mit Viewer/Software |
| Typischer Einsatz | B2B, normaler Geschäftsverkehr | B2G, Behörden und öffentliche Auftraggeber |
| EU-Norm EN 16931 | erfüllt (ab Version 2.0.1, Profil BASIC+) | erfüllt |
| Praxis-Komfort | hoch – eine Datei für Mensch und Maschine | technischer, aber im Amtsverkehr Standard |
| In Lexware Office | auf Knopfdruck erzeugbar (ab Version M) | auf Knopfdruck erzeugbar (ab Version M) |
Stand Juni 2026. Beide Formate sind rechtlich gleichwertige E-Rechnungen.
ZUGFeRD und XRechnung – beides auf Knopfdruck
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Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD oder XRechnung besser?
Pauschal ist keines besser – es kommt auf den Empfänger an. Für den normalen Geschäftsverkehr mit Unternehmen (B2B) ist ZUGFeRD meist komfortabler, weil es eine lesbare PDF mit eingebetteten Daten ist. Behörden verlangen dagegen häufig XRechnung. Beide sind rechtlich gleichwertig und erfüllen die EU-Norm EN 16931.
Kann mein Kunde eine ZUGFeRD-Rechnung einfach öffnen?
Ja. Da ZUGFeRD eine PDF-Datei mit eingebettetem Datensatz ist, kann dein Kunde sie wie jede andere PDF ansehen, ausdrucken und ablegen. Wer eine entsprechende Software nutzt, kann zusätzlich automatisch die strukturierten Daten auslesen. Das macht ZUGFeRD im Alltag besonders unkompliziert.
Ist ein PDF schon eine E-Rechnung?
Nein. Ein gewöhnliches PDF ist nur eine sonstige Rechnung. Erst wenn ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz nach EN 16931 enthalten oder eingebettet ist – wie bei ZUGFeRD oder XRechnung – handelt es sich um eine echte E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Muss ich mich für ein Format entscheiden?
Nein. Eine gute Software wie Lexware Office kann beide Formate erzeugen. Du entscheidest beim Versand je nach Empfänger, ob ZUGFeRD oder XRechnung – im Zweifel fragst du kurz nach. Festlegen musst du dich nicht im Voraus.
Welche Lexware-Office-Version erstellt E-Rechnungen?
Das Ausstellen von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung ist ab Version M (12,90 € netto/Monat) enthalten. Die kleinste Version S (7,90 € netto) kann E-Rechnungen nur empfangen und archivieren. Du kannst den vollen Funktionsumfang 30 Tage kostenlos testen.
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Zuletzt aktualisiert: Juni 2026 · erechnungsprofi.de ist eine unabhängige Empfehlungsseite. Über Partnerlinks erhalten wir ggf. eine Provision – für dich ändert sich am Preis nichts.